E-Mail

Damit Ihre E-Mails zuverlässig über DOKOM21 versendet werden können, müssen bestimmte technische Anforderungen erfüllt und Sendebeschränkungen beachtet werden. Hier finden Sie alle wichtigen Informationen auf einen Blick.

⚠️ Wichtige Grundsätze zur Nutzung

DOKOM21 setzt klare Regeln für den E-Mail-Versand. Verstöße können zur Ablehnung oder Blockierung Ihrer E-Mails führen:

• Massenversand, Newsletter, Transaktionsmails oder Mailinglisten sind nicht erlaubt.
• Ihr Mailserver muss gegen unbefugten Zugriff geschützt sein.
• E-Mails mit schädlichen Inhalten (z. B. Malware) werden nach Möglichkeit abgelehnt.
• Es kommen Spamfilter zum Einsatz – dabei werden auch externe Blacklists (DNSBL/RBL) und Hash-Listen verwendet.
• E-Mails im Papierkorb ("Trash") oder Spam-Ordner ("Junk") werden nach 32 Tagen automatisch gelöscht.

🔒 Technische Voraussetzungen für den Mailversand an die DOKOM21 E-Mail-Server

Damit Ihre E-Mails von DOKOM21 akzeptiert und erfolgreich zugestellt werden, muss Ihr Mailserver folgende Bedingungen erfüllen:

Statische IP-Adresse

• Der einliefernde Mailserver muss über eine statische (feste) IP-Adresse verfügen.

Reverse DNS (rDNS)

• Für die IP-Adresse Ihres Mailservers muss ein gültiger Reverse-DNS-Eintrag (PTR-Record) gesetzt sein.
• Achtung: Standard- oder generische Provider-Einträge (z. B. "dsl.dynamic.provider.de") sind nicht zulässig.

Keine Listung auf DNS-Blocklisten

• Ihr Server darf nicht auf einer DNS-Blacklist bei abusix.com gelistet sein.

Korrektes HELO/EHLO

• Der Mailserver muss beim Verbindungsaufbau ein gültiges HELO/EHLO-Kommando mit einem vollständigen Domainnamen (FQDN - Fully Qualified Domain Name) senden.

E-Mail-Authentifizierung (SPF, DKIM, DMARC)

• Die Nutzung von DMARC, DKIM und SPF ist empfehlenswert, um die Echtheit Ihrer E-Mails zu belegen und Missbrauch zu verhindern, mindestens sollte jedoch SPF zum Einsatz kommen.

Hinweis: Wenn Sie den DOKOM21-Postausgangsserver smtp.dokom.net oder DOKOM21 Webmail nutzen, werden automatisch DKIM-Signaturen (RSA & Ed25519) hinzugefügt.

Bei Nutzung einer eigenen Domain sind zusätzliche DNS-Einträge notwendig.

✉️ Sendebeschränkungen

Bitte beachten Sie die folgenden Limits für den Versand über die DOKOM21 E-Mail-Server:

🗂️ IMAP-Ordnerstruktur

Folgende Standardordner werden automatisch angelegt und verwendet. Die Namensgebung orientiert sich hierbei an gängigen E-Mail Clients, die auch diese Ordnerstruktur verwenden.

• INBOX – Posteingang
• Trash – Gelöschte Elemente / Papierkorb
• Drafts – Entwürfe
• Sent – Gesendete Nachrichten
• Junk – Spam

Hinweis: Wenn Sie zuvor den alten DOKOM21 Webagenten verwendet haben, kann noch eine andere Ordnerstruktur aktiv sein. Wir empfehlen, alte Ordner zu löschen und nur noch die aktuelle Struktur zu nutzen. Vorhandene E-Mails können vorher verschoben werden.